Datganiad Preifatrwydd Recriwtio
Mae’r datganiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae Grŵp Colegau NPTC yn casglu ac yn prosesu data personol sy’n ymwneud ag ymgeiswyr am swyddi. Mae’r Coleg wedi ymrwymo i fod yn dryloyw ynghylch sut mae’n casglu ac yn defnyddio’r data hyn ac i fodloni ei rwymedigaethau diogelu data.
Pa wybodaeth mae Grŵp Colegau NPTC yn ei chasglu?
Yn ystod y broses ymgeisio, rydym yn casglu ac yn prosesu ystod o wybodaeth amdanoch chi. Bydd eich data yn cael eu cadw bob hyn a hyn cyn i chi gyrraedd diwedd y ffurflen gais. Mae hyn er mwyn eich galluogi chi i lenwi'r ffurflen dros nifer o ymweliadau ac i gyfyngu ar golli data o ganlyniad i broblem dechnegol fel cau porwr yn ddamweiniol neu golli cyswllt â’r rhyngrwyd.
Mae’r wybodaeth hon yn cynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i) y canlynol:
• Eich enw, cyfeiriad a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn, dyddiad geni a rhywedd
• Manylion eich cymwysterau, sgiliau, profiad a hanes cyflogaeth, gan gynnwys dyddiadau dechrau a gorffen, gyda chyflogwyr blaenorol a gyda Grŵp Colegau NPTC, a gwybodaeth am eich tâl presennol
• Manylion banc
• Gwybodaeth am eich cenedligrwydd a'ch hawl i weithio yn y DU
• Gwybodaeth am eich cofnod troseddol (h.y. Archwiliad DBS Manwl)
• Oes gennych chi anabledd ai peidio y mae angen i ni wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer
• Gwybodaeth gyswllt canolwyr
• Gwybodaeth monitro cyfle cyfartal, gan gynnwys gwybodaeth am eich oedran, tarddiad ethnig, rhywedd, ailbennu rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, statws priodasol, beichiogrwydd/mamolaeth a chrefydd neu gred. Ni fydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu gyda’r panel recriwtio a dim ond at ddibenion monitro y bydd yn cael ei defnyddio, neu i’ch cynorthwyo pan fydd arnoch angen addasiadau arbennig.
Drwy fewnbynnu eich gwybodaeth bersonol, rydych yn caniatáu i Grŵp Colegau NPTC weld a defnyddio'r wybodaeth at ddibenion recriwtio.
Sut byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth amdanoch chi?
Byddwn yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel yn unol â’r Gyfraith Diogelu Data gan gynnwys y Rheoliad Cyffredinol ar gyfer Diogelu Data (GDPR) (Rheoliad (UE) 2016/679 (fel y cadwyd gan y DU)). Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch i brosesu eich cais, cyfathrebu â chi yn ystod y broses recriwtio, eich gwahodd i gyfweliad ac, os byddwch yn llwyddiannus, i’w rhannu gyda'r timau perthnasol o fewn ein sefydliad i wneud yr holl drefniadau cyn eich dyddiad dechrau. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio'r wybodaeth a ddarperir i gael geirda ac, os byddwch yn llwyddiannus, dechrau’r broses o ddilysu staff.
Pam rydym yn casglu eich data a beth yw'r sail gyfreithiol ar gyfer hyn?
Mae angen i Grŵp Colegau NPTC brosesu data i gymryd camau ar eich cais chi cyn ymrwymo i gontract gyda chi. Mae’n bosibl y bydd angen iddo hefyd brosesu’ch data er mwyn llunio cytundeb gweithiwr dros dro ar gyfer gwasanaeth neu gontract cyflogaeth parhaol gyda chi. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r data personol hyn yw naill ai gontract a/neu rwymedigaeth gyfreithiol wrth wneud cais am swyddi a’r contract cyflogaeth rhwng Grŵp Colegau NPTC a’r unigolyn os yw’n llwyddiannus. Mewn rhai achosion, mae angen i ni brosesu data i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol fel gwirio cymhwysedd ymgeisydd llwyddiannus i weithio yn y DU cyn i gyflogaeth ddechrau. Mae prosesu data gan ymgeiswyr am swyddi yn ein galluogi i reoli'r broses recriwtio, asesu a chadarnhau addasrwydd ymgeisydd ar gyfer cyflogaeth a phenderfynu i bwy i gynnig swydd. Hefyd, efallai y bydd angen i Grŵp Colegau NPTC brosesu data gan ymgeiswyr am swyddi i ymateb i hawliadau cyfreithiol ac i amddiffyn yn eu herbyn. Gall Grŵp Colegau NPTC brosesu gwybodaeth ynghylch a yw ymgeiswyr yn anabl ai peidio, i wneud addasiadau rhesymol ar gyfer ymgeiswyr ag anabledd. Mae hyn er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau ac ymarfer hawliau penodol mewn perthynas â chyflogaeth. Mae Grŵp Colegau NPTC yn prosesu categorïau arbennig eraill o ddata mewn perthynas â nodweddion gwarchodedig a ddiffinnir o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 at ddibenion monitro cyfle cyfartal o dan yr amod eu bod yn angenrheidiol at ddibenion cyflogaeth. Mae'n ofynnol i Grŵp Colegau NPTC geisio gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau. Pan fyddwn yn gofyn am yr wybodaeth hon, rydym yn gwneud hynny oherwydd ei bod yn angenrheidiol i ni gyflawni ein rhwymedigaethau ac ymarfer hawliau penodol mewn perthynas â chyflogaeth. Er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth Iechyd a Diogelwch, mae'n ofynnol i ni ofyn am wybodaeth ychwanegol am eich statws iechyd er mwyn diogelu eich iechyd a’ch diogelwch yn y gwaith.
Pwy sydd â mynediad at y data?
Mae’n bosibl y caiff eich gwybodaeth ei rhannu’n fewnol at ddibenion y broses recriwtio. Mae hyn yn cynnwys aelodau’r tîm AD a'r tîm recriwtio, cyfwelwyr sy'n ymwneud â'r broses recriwtio, y rheolwr recriwtio, y gyflogres, Systemau Busnes a Gwybodaeth, a staff Gwasanaethau TG. Bydd gwybodaeth sy’n ymwneud â’ch iechyd yn cael ei rheoli gan ddarparwr Iechyd Galwedigaethol Grŵp Colegau NPTC ac ni chaiff ei rhannu y tu allan i Iechyd Galwedigaethol heb eich caniatâd penodol chi. Ni fydd Grŵp Colegau NPTC yn rhannu eich data gyda thrydydd partïon fel mater o drefn. Fodd bynnag, at ddibenion gwirio cyn cyflogaeth byddwn yn casglu geirdaon yn ystod y broses ymgeisio ac yn gwirio eich hawl i weithio yn y DU. Bydd Grŵp Colegau NPTC yn rhannu eich data gyda chyn gyflogwyr i sicrhau geirdaon ar eich cyfer, darparwyr archwiliadau cefndir cyflogaeth i sicrhau archwiliadau cefndir angenrheidiol, a’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd i sicrhau archwiliadau cofnodion troseddol angenrheidiol. Os yw corff cyllido allanol yn ariannu'r gyflogaeth yn uniongyrchol, mae'n bosibl y bydd data cyflogres, ffurflenni cais a chontractau cyflogaeth yn cael eu rhannu gyda'r cyllidwr hwn.
Am ba mor hir mae Grŵp Colegau NPTC yn cadw data?
Os bydd eich cais am gyflogaeth yn llwyddiannus, bydd y data personol a gasglwyd yn ystod y broses recriwtio yn cael eu trosglwyddo i'ch ffeil bersonél (electronig ac ar bapur) a'u cadw yn ystod eich cyflogaeth.
Os bydd eich cais am gyflogaeth yn aflwyddiannus, bydd Grŵp Colegau NPTC yn cadw’r data hyn yn electronig am ddwy flynedd ar ôl diwedd y broses recriwtio berthnasol a byddant yn cael eu dileu’n awtomatig unwaith y bydd y cyfnod cadw data wedi’i gyrraedd, oni bai fod rheswm busnes penodol dros gadw’r data am gyfnod hwy, fel ymateb i gŵyn/achos llys. Ar ddiwedd y cyfnod hwnnw, neu oni bai eich bod yn tynnu eich caniatâd yn ôl i’r data gael eu cadw, caiff eich data eu dileu / dinistrio. Os hoffech ddileu eich manylion cyn eu dileu'n awtomatig, mewngofnodwch i'ch cyfrif i wneud hynny.
Beth os na fyddwch yn darparu data personol?
Nid oes unrhyw rwymedigaeth statudol na chytundebol arnoch i ddarparu data i Grŵp Colegau NPTC yn ystod y broses recriwtio. Fodd bynnag, os na fyddwch yn darparu'r wybodaeth, efallai na fyddwn yn gallu prosesu eich cais.
.
Recruitment Privacy Statement
This privacy statement explains how NPTC Group of Colleges collects and processes personal data relating to job applicants, the College is committed to being transparent about how it collects and uses that data and to meeting its data protection obligations.
What information does NPTC Group of Colleges collect?
During the application process, we collect and process a range of information about you. Your data will be saved periodically before you reach the end of the application form. This is to enable you to complete the form over a number of visits and to limit data loss as a result of a technical issue such as an accidental browser closure or a loss of internet connection.
This information includes (but is not limited to):
• Your name, address and contact details, including email address and telephone number, date of birth and gender
• Details of your qualifications, skills, experience and employment history, including start and end dates, with previous employers and with NPTC Group of Colleges information about your current remuneration
• Bank details
• Information about your nationality and entitlement to work in the UK
• Information regarding your criminal record (i.e., Enhanced DBS Check)
• Whether or not you have a disability for which we need to make reasonable adjustments
• Referee contact information
• Equal opportunities monitoring information, including information about your age, ethnic origin, gender, gender reassignment, sexual orientation, marital status, pregnancy/ maternity and religion or belief. This information will not be shared with the recruitment panel and will only be used for monitoring purposes or to assist you where you require special adjustments.
By entering your personal information, you are permitting NPTC Group of Colleges to access and use the information for recruitment purposes.
How will we use the information about you?
We will hold your information safely and securely in line with the Data Protection Law including the General Data Protection Regulations (GDPR) (Regulation (EU) 2016/679 (as retained by the UK). We collect information about you to process your application, communicate with you during the recruitment process, invite you to interview and if successful, share with the relevant teams within our organisation to make all the arrangements prior to your start date. We may also use the information provided to obtain references and if successful begin staff vetting processes.
Why are we collecting your data and what is the legal basis for this?
NPTC Group of Colleges needs to process data to take steps at your request prior to entering into a contract with you. It may also need to process your data to enter into a temporary worker agreement for service or permanent employment contract with you. The legal basis for processing these personal data is either contract and/or legal obligation when applying for roles and the employment contract between NPTC Group of Colleges and the individual if successful. In some cases, we need to process data to ensure that we are complying with our legal obligations such as checking a successful applicant's eligibility to work in the UK before employment starts. Processing data from job applicants allows us to manage the recruitment process, assess and confirm a candidate's suitability for employment and decide to whom to offer a job. NPTC Group of Colleges may also need to process data from job applicants to respond to and defend against legal claims. NPTC Group of Colleges may process information about whether or not applicants are disabled to make reasonable adjustments for candidates who have a disability. This is to carry out our obligations and exercise specific rights in relation to employment. NPTC Group of Colleges processes other special categories of data in relation to protected characteristics defined under the Equality Act 2010 for equal opportunities monitoring purposes under the condition of being necessary for employment purposes. NPTC Group of Colleges is obliged to seek information about criminal convictions and offences. Where we seek this information, we do so because it is necessary for us to carry out our obligations and exercise specific rights in relation to employment. In order to comply with Health and Safety legislation, we are obliged to ask for additional information on your health status in order to protect your health and safety at work.
Who has access to the data?
Your information may be shared internally for the purposes of the recruitment process. This includes members of HR and the recruitment team, interviewers involved in the recruitment process, the recruiting manager, payroll, Business and Information Systems, and IT Services staff. Information related to your health will be managed by NPTC Group of Colleges’ Occupational Health provider and will not be shared outside Occupational Health without your express consent. NPTC Group of Colleges will not routinely share your data with third parties. However, for the purposes of pre-employment checking we will gather references during the application process and check your right to work in the UK. NPTC Group of Colleges will share your data with former employers to obtain references for you, employment background check providers to obtain necessary background checks, and the Disclosure and Barring Service to obtain necessary criminal records checks. If an external funding body is directly funding the employment, then payroll data, application forms and contracts of employment may be shared with this funder.
For how long does NPTC Group of Colleges keep data?
If your application for employment is successful, personal data gathered during the recruitment process will be transferred to your personnel file (electronic and paper based) and retained during your employment.
If your application for employment is unsuccessful, NPTC Group of Colleges will hold this data electronically for two years after the end of the relevant recruitment process and will be deleted automatically once the data retention period is reached, unless there is a specific business reason for the data to be retained for longer, such as responding to a complaint/court proceedings. At the end of that period, or unless you withdraw your consent for the data to be held, your data is deleted/destroyed. Should you wish to remove your details prior to automatic deletion, please login to your account to do so.
What if you do not provide personal data?
You are under no statutory or contractual obligation to provide data to NPTC Group of Colleges during the recruitment process. However, if you do not provide the information, we may not be able to process your application.